Wanneer moet je precies een BTW-bonnetje uitreiken?

Wanneer moet je een btw-bonnetje uitreiken?

In de horeca komen BTW-bonnetjes steeds minder voor. Maar... er zijn wel nog gevallen waarbij die verplicht uitgereikt moeten worden! Welke zijn dat, en hoe moet zo een BTW-bonnetje er uit zien? We zetten voor jou alle belangrijke punten netjes op een rij.

Het algemeen principe

Voor ter plaatse verbruikte maaltijden en de daarbij geserveerde dranken ben je volgens de Belgische wetgeving verplicht een BTW-bonnetje uit te reiken.

De grote uitzondering

Gebruik je een witte kassa of een zgn. geregistreerd kassasysteem (GKS), verplicht of vrijwillig, dan volstaat de uitreiking van het GKS-ticket. In dit geval moet je dus GEEN BTW-bonnetje uitreiken!

Concreet:

Ben je niet verplicht om te werken met een witte kassa maar doe je dat vrijwillig, dan moet je ook geen BTW-bonnetjes uitreiken.

Voor afhaalmaaltijden moet je dus geen BTW-bonnetje uitreiken. Ook als er enkel gedronken wordt in jouw zaak en niet gegeten, ben je niet verplicht een BTW-bonnetje uit te reiken.

Je gebruikt normaal gezien wel een GKS of witte kassa, verplicht of vrijwillig, maar kan die tijdelijk niet gebruiken (omwille van een technische storing, bijvoorbeeld)? Houd er dan rekening mee dat je verplicht bent om gedurende de periode dat je de witte kassa niet kan gebruiken toch BTW-bonnetjes moet uitreiken voor de maaltijden die ter plaatse verbruikt worden.

Hoe ziet een btw-bonnetje eruit?

Een BTW-bonnetje moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Het moet in de eerste plaats de volgende gegevens bevatten, die duidelijk leesbaar moeten zijn:

het BTW-tarief en het bedrag van de BTW,
het bedrag van de levering of dienstverrichting (exclusief BTW),
de omschrijving van de geleverde goederen of verleende diensten,
de datum van de verrichting,
de naam en het adres van jouw horecazaak,
het totaalbedrag (inclusief BTW).

Daarnaast is een BTW-bonnetje een papieren bonnetje met een wettelijk formaat, en moeten er ook dubbels zijn die gedurende de wettelijke bewaartermijn van tien jaar bijgehouden worden. Deze papieren versie kan enkel bij een erkende drukker besteld worden. Het spreekt vanzelf dat de gegevens op het bonnetje niet gewijzigd mogen worden.

Het BTW-bonnetje kan door een factuur worden vervangen op voorwaarde dat deze factuur aan de klant wordt uitgereikt bij het beëindigen van de dienst.

Tips

Naast de dubbels moet je ook een dagontvangstenboek bijhouden met daarin een dagelijkse notitie van de nummers van de die dag uitgereikte BTW-bonnetjes (vanaf nummer X tot en met nummer Y). Dit dagontvangstenboek mag zowel op papier als digitaal. Een centralisatieboek is enkel verplicht als je meerdere vestigingen hebt.

Bij gebruik van een geregistreerd kassasysteem (GKS) kan een GKS-ticket nooit vervangen worden door een factuur. Je hoeft bij het uitreiken van een GKS-ticket dan ook geen dagontvangstenboek bij te houden. Wel moet je nog steeds een digitaal centralisatieboek bijhouden als je meerdere vestigingen hebt. Bovendien moet je dagelijks Z-rapporten aanmaken vanuit jouw GKS.